F. El SIG en acción
NOTAS DE INTERÉS
Con el objetivo de identificar los contenidos de las carpetas en este Blog de cada uno de nuestros diecinueve (19) procesos, presentamos a continuación sus respectivas definiciones.
CARACTERIZACIÓN
Documento usado para describir la estructura de cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.
FORMATOS
Son bosquejos los cuales son diseñados por los responsables de cada proceso y que son requeridos para llevar a cabo una evidencia de una acción en el cumplimiento de su labor, los cuales deben ser codificados en el S.G.C. y cuando estos son diligenciados por los funcionarios de la entidad inmediatamente se convierten en registros de información, que resultan necesarios para llevar a cabo un proceso o actividad.
INSTRUCTIVOS
Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como propósito, orientar el diligenciamiento de un formato o aplicativo informático.
MANUALES
La función de este tipo de documentos es la recopilación paso a paso de como realizar cierta tarea y de cómo se deben desarrollar ciertas actividades en la UESVALLE, es un documento interno, en el cual se detallan procesos, políticas, procedimientos, instrucciones, formatos y lineamientos que se siguen en la entidad para el desarrollo de operaciones y registro de actividades diarias.
PROCEDIMIENTOS
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Cuando se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede, usted tiene un procedimiento.
RIESGOS
Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
OTRAS ACTIVIDADES
El SGC de la UESVALLE actualmente esta adelantando auditorías internas en conjunto con la oficina de Control Interno de Gestión de acuerdo a un cronograma establecido y aprobado por las directivas de la entidad. Procesos auditados:
- Alimentos y Bebidas
- Zoonosis (En curso)
Este cronograma se encuentra establecido en el plan anual de auditorías y actividades para el año 2017. Ver y dar click en los enlaces adjuntos al final de la página.
VISITAS A LAS ÁREAS OPERATIVAS (AROs)
En lo corrido del año 2017 hemos hecho presencia en las AROs para conocer de primera mano la integración del nuevo Modelo Integral de Gestión Operativa (MIGO), Modelo que fue creado para fortalecer y sostener los servicios de saIud ambiental y saneamiento en el Departamento del Valle del Cauca dentro del nuevo marco legal y técnico de la salud y saneamiento ambiental, que nos permita estar dentro del marco de la Atención Primaria en Salud.
En los recorridos hemos escuchado a los profesionales universitarios responsables de los diferentes AROs para conocer sus inquietudes respecto a la implementación del MIGO, los cuales nos sirven de insumo para el desarrollo de las herramientas documentales y su normalización en el SGC, que nos facilite la implementación y estandarización del MIGO en la entidad.
En las visitas presenciales se acompaño a algunos de los funcionarios de la UESVALLE en su toma de muestras y se verifico que los formatos que son utilizados en dicha labor son los consignados en los procedimientos del SGC y como el funcionario diligencia el registro de la información en los mismos.
Continuando con la implementación y estandarización del MIGO en la UESVALLE se está coordinando con la Subdirección Técnica Dr. Jhon Jairo Zapata, el Profesional Especializado de Planeación Ing. Fernando Ascuntar y el SGC la revisión de la documentación de cada proceso para realizar las respectivas actualizaciones del caso en cuanto a normatividad y adecuación al MIGO. Esta actividad actualmente se levanta y se cuenta con la participación activa de los responsables de los siete (7) procesos misionales.
Así mismo la Dirección de la entidad a cargo del Ing. Diego Victoria, esta comprometida igualmente con la implementación del SGC de la Calidad y con este fin emitió la Circular Nro. 012 del 03 de abril de 2017, con la que se solicita a los responsables de procesos (Estratégico, Misional, De Apoyo y de Control), revisar y ajustar sus respectivos documentos formalizados en el Sistema de Gestión de la Calidad (Caracterización, Procedimientos, Formatos, Manuales, Guías entre otros), el cual fue solicitado en el pasado Comité Gerencial celebrado el 24 de marzo.
Cabe recordar que la revisión de la documentación, y los ajustes que sean pertinentes, deben estar acorde con los términos y la metodología del Modelo Integral de Gestión Operativa MIGO, acorde también con el actual Mapa de procesos y por los cambios de normatividad, ademas de todos aquellos documentos que tengan más de cinco años de antigüedad desde la fecha de aprobación.
El proceso de Sistema de Gestión de Calidad esta dispuesto a realizar el acompañamiento, con el fin de lograr este objetivo antes finalizar el presente semestre.
Nota: Para ver la circular 012 del 03 de abril de 2017 emitida por la Dirección General y las fechas establecidas para la revisión de la documentación por cada proceso misional en un cronograma se debe dar click en los enlaces adjuntos al final de la página.
IMÁGENES DE LA UESVALLE EN ACCIÓN
Este 14 de junio fuimos recibidos por el funcionario Julian Rodríguez uno de los auditores lideres del SGC de la ERT, quien nos explico los detalles del proceso de certificación que actualmente tiene la entidad con Bureau Veritas, cómo tienen conformado su equipo de trabajo de auditorías, la gestión documental, el mapa de procesos y el compromiso de las directivas. La ERT cuenta con la certificación en la NTCGP 1000:2009 y la ISO 9001:2008.
La UESVALLE participo en el Primer Encuentro sobre “Herramientas de Planeación y Gestión en el sector público”, realizado en la ciudad de Santiago de Cali, los días 27 y 28 de noviembre de 2017, bajo el liderazgo del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional de la Alcaldía de Santiago de Cali y con el apoyo del Departamento Administrativo de la Función Pública y el ICONTEC.
Fecha de publicación 16/02/2018
Última modificación 24/04/2018